Bij het organiseren van een evenement is het verspreiden van informatie over de toekomstige activiteit erg belangrijk. Het is immers de bedoeling dat het evenement door zoveel mogelijk mensen bezocht wordt. Er zijn verschillende manieren om de juiste doelgroep te benaderen en ervoor te zorgen dat een groot aantal mensen op de hoogte wordt gebracht van de datum en plaats van het komende evenement.
Het ophangen van opvallende posters op de juiste locaties zal zeker bijdragen aan het bekendmaken van het evenement. De lay-out van een dergelijke poster dient te zijn afgestemd op de doelgroep waarvoor de festiviteit bedoeld is en uiteraard op het thema van het evenement. Voor kinderen zal een poster eerder opvallen als er bijvoorbeeld kleurrijke tekeningen van sprookjesfiguren op staan afgebeeld. Voor jongeren of volwassenen zijn knallende teksten meestal voldoende om de aandacht te trekken. Het gebruik van foto’s op de achtergrond of naast de tekst kan het geheel weliswaar aantrekkelijker maken.
Ook de locaties waar de posters geplaatst worden spelen een belangrijke rol. Voor het aankondigen van activiteiten die gericht zijn op kinderen is de hal van een school ideaal, mits daarvoor toestemming gegeven is. Afhankelijk van de leeftijd van deze kinderen is het ook belangrijk dat de ouders de aankondiging kunnen zien. Heel jonge kinderen kunnen immers nog niet zelf beslissen of ze naar een festiviteit gaan.
Aankondigingen ophangen mag echter niet overal. Als het gaat om openbare plaatsen dient men de regels in acht te nemen die in de betreffende gemeente van kracht zijn. Langs de kant van de weg valt een poster pas op als deze erg groot is en de kleuren fel zijn. Mensen die met de auto voorbijrijden, moeten de poster in één oogopslag kunnen zien. Het veiligst is om een poster op te hangen op een plek waar een geïnteresseerde automobilist gemakkelijk kan stoppen.
Horecabedrijven die een evenement organiseren kunnen de posters natuurlijk in hun eigen etablissement ophangen. Wanneer een bar een dansavond voor singles of voor paren organiseert, dienen er zoveel mogelijk mensen uit deze doelgroep op de hoogte gesteld te worden.
Een drukke winkelstraat is de plek bij uitstek om reclame te maken voor plaatselijke activiteiten. In overleg kunnen er eventueel posters op winkelruiten geplakt worden. En sommige mensen maken er geen enkel probleem van om een poster op het raam van hun woning te plakken. Als organisator van een evenement moet je er wel voor zorgen dat degene die de poster op zijn of haar raam plakt er verder geen werk van heeft. Zo moeten er bijvoorbeeld geen resten van het bevestigingsmateriaal van de poster achterblijven wanneer het evenement weer voorbij is.
In de meeste grote steden bevinden zich speciale plakzuilen die bestemd zijn voor het ophangen van posters. Het is verstandig om naast de aankondiging van het komende evenement ook de bijbehorende website op de poster te vermelden, zodat de geïnteresseerden nog meer informatie kunnen vinden over de activiteit, de organisatoren en de eventuele achterliggende doelen van het evenement.