Tijdens de coronacrisis waren zakelijke events maar moeilijk te realiseren. Zowel kleine vergaderingen als seminars voor grote groepen konden in eerste instantie niet of nauwelijks plaatsvinden, totdat men het gemak van het online vergaderen ontdekte. Massaal werden er via Zoom, Teams of andere kanalen vergaderingen en andere online bijeenkomsten georganiseerd.
Een kantoor met of zonder vergaderruimte
Inmiddels kan een vergadering ook weer op kantoor gehouden worden en kan men weer fysiek aanwezig zijn. Toch zullen online events en online vergaderingen niet zomaar van het toneel verdwijnen, zeker nu men ontdekt heeft hoe eenvoudig dit gaat. Bovendien heeft niet ieder bedrijf een fysieke vergaderruimte ter beschikking. Natuurlijk zijn er kantoren die over een vergaderruimte beschikken op de afdeling zelf, maar het kan ook zijn dat er sprake is van een centrale vergaderruimte. Dat is een prima optie als je de vergaderruimte maar heel af en toe nodig hebt, anders zijn het alleen maar loze vierkante meters die de huur van de werkplek enkel opjagen. Gelukkig kun je nu bij Coworking Space Amsterdam kiezen voor de kantoorruimte die je nodig hebt. Een centrale werkplek met of zonder vergaderruimte, bijvoorbeeld in hartje Amsterdam.
De online meeting
Heb je gekozen voor een mooi kantoor dat precies bij jouw werkzaamheden past, maar wil je toch online vergaderen? Een online bijeenkomst is eenvoudig te realiseren en kosteneffectief. Het kan zelfs gratis, maar dan zit je bij sommige aanbieders wel aan een maximale vergadertijd vast. Meestal kun je de deelnemers voor de vergadering uitnodigen, bijvoorbeeld door hen een link te sturen. Ze kunnen dan via de link en eventueel met een toegangscode aan de vergadering deelnemen. Tijdens een online vergadering is het eenvoudig om presentaties en documenten te delen. Het is echter verstandig om dit van tevoren even uit te proberen, zodat hieraan tijdens de vergadering niet te veel tijd verspild wordt.
Een rustige omgeving
Zorg er wel voor dat wanneer je gaat deelnemen aan een online event zoals een vergadering, er geen sprake is van achtergrondlawaai. Een rustige werkomgeving is in alle opzichten beter dan een werkplek waar bijvoorbeeld iemand achter je staat te telefoneren of waar de radio aan staat. De focus moet liggen op de meeting en niet op de geluiden om je heen. Wanneer je vergadert in een vergaderruimte op kantoor is het immers ook niet prettig als je met z’n allen aan een vergadertafel zit om iets te bespreken en je constant afgeleid wordt door externe geluiden. Daarom worden de meeste vergaderingen gehouden in een aparte ruimte.